Un Convention Bureau es una organización sin fines de lucro que puede establecerse en cualquier ciudad grande, pero también en áreas más pequeñas con buenas instalaciones hoteleras y de conferencias.
Su misión es esencialmente desarrollar la industria MICE de un destino y traer grupos y eventos a través de 3 procedimientos principales :
- Contactar con los profesionales del turismo de negocios locales y ofrecerles todo el apoyo que puedan necesitar para obtener información y, por lo tanto, negocios. El Convention Bureau es el socio de cada recurso local, e incluso ayuda a los actores MICE a asociarse para comprender las necesidades de la oferta del destino, desarrollarla y promocionarla juntos para conseguir más negocios uniendo fuerzas.
- Informar a los organizadores de eventos globales, agencias de viajes, empresas nacionales e internacionales (en otras palabras: clientes potenciales) sobre hoteles, instalaciones para congresos y otros servicios relacionados con el MICE en la región. El Convention Bureau será el principal contacto que les indicará la dirección correcta una vez que comprendan las características del evento/grupo: tamaño del grupo, fechas, reuniones o incentivos, presupuesto, necesidades de transferencia, actividades de team building o de ocio, etc.
- Fortalecer la red entre compradores y proveedores del sector. ¿Cómo podemos hacerlo?
- a. Organizando visitas de negocios a los principales organizadores de eventos y empresas nacionales e internacionales.
- b. Participando en las principales ferias de turismo para representar al destino y a sus miembros.
- c. Organizando viajes familiares para que los organizadores de eventos vengan a descubrir la región como destino MICE en todos sus aspectos: hotel, espacio de reunión, lugares de reunión, actividades de team building y de ocio, etc. y obtener un contacto directo con las personas de contacto participantes de cada instalación y servicio utilizado.
Hay muchas otras formas en que una oficina de convenciones puede trabajar para promover el destino, como los medios de comunicación social, los blogs, los artículos en los que se invita a los miembros a participar para mostrar sus instalaciones, espacios de reunión y servicios.
Los miembros del equipo del buró de convenciones son personas generalmente accesibles que cuentan con una amplia red de contactos dentro del sector.
Un socio muy valioso para que cualquier jugador del MICE esté y permanezca en el juego, y para el destino de todos los grupos y eventos en los que consigan influir seleccionándolo entre todas las demás opciones.
